EDM Software, in Deutschland auch als DMS (Dokumentenmanagement-Systeme) bekannt, bilden damit ein zentrales digitales Archiv für Inhalte jeglicher Art, z.B. folgende:
- Audio
- Bild
- Text
- Video
Die Verteilung und Ablage von Dokumenten sowie die Recherche nach Projektunterlagen ist mit konventionellen Methoden häufig sehr aufwendig und die Arbeitsabläufe sind unwirtschaftlich. Mit Hilfe einer EDM Software können Arbeitsprozesse standardisiert und die Produktivität erheblich gesteigert werden.
- Digitalisierung von Text und Bild
- Bearbeitung von Papieren
- Ausdrucken von Unterlagen
- Speicherung von Dokumenten
Eine EDM Software bietet in der Regel eine einheitliche Sicht auf mehrere Datenbanken und kann Drucker, Storage-Systeme und Server für die Verwaltung der Datenbanken enthalten, auf denen die Dokumente abgelegt sind.
Alles an einem Ort zugänglich
Die Datenbank der EDM Software enthält zusätzliche Informationen zu den Dokumenten wie die Art des Dokuments, Erstellungsdatum, hinterlegte Schlagwörter, um die Suche nach einem Dokument zu erleichtern. EDM Software bietet Funktionen wie die automatische oder manuelle Verteilung von Dokumenten an bestimmte Sachbearbeiter, die Zugriffsüberwachung, Annotationen zu Dokumenten, Dokumentenverarbeitung, Verknüpfungen oder Historie. Außerdem unterstützen sie Workflows, die das Dokument in der zeitlich korrekten Abfolge zur weiteren Bearbeitung oder Freigabe an die entsprechenden Instanzen im Unternehmen weiterleiten. Grundsätzlich bildet eine EDM Software den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab: von der Erstellung über die Archivierung, Recherche, Bearbeitung und letztendlich die Löschung des Dokuments.
So können Sie Kommunikations- und Verständnishindernisse beseitigen, die häufig schon zu Entwicklungsverzögerungen führen. Fehler können von Anfang an vermieden und die vorherrschende kann Komplexität des Dokumentenmanagement gebändigt werden.
Für mehr Effizienz, Effektivität und Sicherheit.